Van bestelling naar gecontroleerde order, zonder eindeloos overtypen.
Kleine Koe bouwt orderworkflows die gegevens uit e-mail, formulieren en documenten structureren, controleren tegen klant-, product- en prijsgegevens en alleen afwijkingen bij medewerkers neerleggen.
Orders zijn voorspelbaar totdat iets afwijkt.
Artikelnummers ontbreken, omschrijvingen wijken af, prijzen zijn klantspecifiek en leverdata hangen van voorraad of planning af. Handmatig verwerken maakt kennis impliciet en fouten moeilijk herleidbaar.
Een goede workflow automatiseert de normale route en maakt uitzonderingen juist zichtbaarder. Het systeem mag nooit stilzwijgend een commerciële of logistieke aanname doen.
Vaste bedrijfsregels, AI voor ongestructureerde invoer.
AI kan een aanvraag of bijlage omzetten naar voorgestelde orderregels. Vaste software valideert klant, product, hoeveelheid, prijs, belasting, voorraad en levervoorwaarden.
Bij een verschil wordt geen order geforceerd. De workflow toont bron, voorstel en reden van de afwijking aan verkoop, planning of administratie.
Automatiseer de overdracht. Houd de uitzondering zichtbaar.
Invoer structureren
Zet e-mail, formulier, pdf of spreadsheet om naar voorgestelde orderregels.
Bedrijfsregels toepassen
Controleer klant, artikel, prijs, voorwaarden, voorraad en dubbele invoer.
ERP en opvolging
Maak een conceptorder of taak en leg status en uitzondering vast.
Onderdelen van een betrouwbare oplossing.
- Veilige invoer en documentherkenning.
- Product- en klantmatching met expliciete onzekerheid.
- Deterministische prijs-, voorraad- en belastingcontroles.
- Goedkeuring, idempotente ERP-update en audittrail.
Mensen houden controle waar het telt.
AI mag voorbereiden, vergelijken en voorstellen. Rechten, validatie en gevolgen worden door vaste regels begrensd. Zodra informatie onzeker is of een actie merkbare gevolgen heeft, wordt het werk met context aan een bevoegde medewerker voorgelegd.
Van echt proces naar productie.
Verkennen
We kiezen één proces en maken doel, volume, uitzonderingen en eigenaarschap concreet.
Ontwerpen
We ontwerpen gegevensstromen, proceslogica, koppelingen, goedkeuring en herstelroutes. Eventuele AI-stappen krijgen een afgebakende taak.
Testen
Een afgebakende proef draait op representatieve voorbeelden en vooraf afgesproken criteria.
In productie
We voegen monitoring, foutafhandeling, documentatie en overdracht aan je team toe.
Wanneer dit een goede kandidaat is.
- Veel orders komen buiten een webshop of EDI-kanaal binnen.
- Medewerkers typen dezelfde gegevens over in ERP.
- Afwijkingen volgen herkenbare commerciële regels.
- Bron- en ERP-systemen kunnen betrouwbaar worden gekoppeld.
Wat we bewust niet automatiseren.
- AI zelfstandig prijzen of leverbeloften laten verzinnen.
- Een onzekere productmatch toch boeken.
- Orders bijwerken zonder dubbele-verwerkingsbeveiliging.
- Automatiseren voordat artikel- en klantdata voldoende op orde zijn.
De praktische afwegingen.
Kan AI orders uit pdf of e-mail lezen?+
Ja, vaak kan AI ongestructureerde aanvragen omzetten naar een voorgesteld schema. Vaste validatie en productmatching bepalen vervolgens of het voorstel verder mag.
Kan de workflow direct in ERP boeken?+
Dat kan wanneer koppeling, rechten en foutafhandeling geschikt zijn. In de eerste fase is een conceptorder met menselijke goedkeuring vaak verstandiger.
Hoe worden prijsafwijkingen behandeld?+
Prijsregels worden buiten het model toegepast. Een afwijking krijgt een reden en wordt naar de bevoegde medewerker gestuurd; AI mag niet zelfstandig een nieuwe prijs bepalen.
Wat gebeurt er bij een storing?+
Verwerking wordt idempotent ontworpen, zodat opnieuw proberen geen dubbele order maakt. Mislukte stappen komen in een zichtbare wachtrij met context voor herstel.
Verdiep de juiste kant van het proces.
Welk terugkerend proces wil je als eerste goed regelen?
Breng één echte werkwijze mee, inclusief systemen en uitzonderingen. We bepalen eerlijk welke automatisering past en wat er nodig is om die beheersbaar in productie te brengen.